Eventos e Missões Empresariais

Dinamizar e valorizar a actividade científica e empresarial, quer a nível nacional quer a nível internacional, passa por comunicar com os pares. Para isso contribui a organização de conferências, workshops, seminários e todo um conjunto de outras actividades, que quando bem executadas, deixam uma marca forte e tornam o “encontro” inesquecível.

 

Para que o seu evento decorra com qualidade e “chave-na-mão” a HDL-BB pode ajudá-lo, desde a candidatura até à conclusão do evento e avaliação do mesmo.

 

Nesta área de negócio a HDL-BB presta os seguintes serviços: 

 

Candidaturas – Apoios financeiros

  • Apoio à criação do dossier de candidatura da organização de uma conferência.
  • Preparação da candidatura a financiamentos.

 

Antes da conferência
 

  • Gestão de inscrições

Execução das tarefas associadas ao registo dos participantes em plataforma Web gestão dos pagamentos.
Inclusão de QR Code associado a cada participante para fins estatísticos.

 

  • Selecção do espaço

Identificação e selecção do espaço mais adequado para o evento.

 

  • Materiais promocionais - Merchandising

Fornecimento e montagem dos materiais promocionais e de apoio à conferência tais como: pastas/mochilas, fitas com crachá de identificação entre outros. Inclui a inserção da imagem dos sponsors na impressão dos materiais.

 

  • Divulgação do evento

Divulgação do evento pelos meios adequados.

 

  • Produção gráfica

Realização do serviço de impressão e gravação de materiais da conferência, tais como: impressão dos Crachás de Identificação dos participantes, Programa da conferência para participantes, Certificados de Participação e gravação das pens com os Proceedings da conferência ou a impressão dos mesmos em formato de livro.

Impressão da sinalética (roll ups, banners, entre outros) e colocação nos espaços respectivos.
 

  • Alojamento e transporte

Selecção de hotéis e negociação do melhor preço para o alojamento dos participantes com vista à disponibilização desta informação no website da conferência.
Reserva dos quartos e serviço de transfer, para os convidados da conferência (Keynote Speacker’s).
 

  • Ofertas: Convidados (Keynote Speacker’s) e premiados no evento

Selecção e compra das ofertas para os convidados e premiados da conferência, mediante orçamento previsto.

 

  • Meios audiovisuais

Contratação de meios audiovisuais.

 

  • Espaço do expositor

Criação e/ou montagem de espaços adequados a expositores. Inclui stands e/ou expositores para posters.


Durante a conferência
 

  • Welcome Desk - Serviço de Recepção, Hospitalidade e Secretariado

Check-in, recepção e boas vindas aos participantes, entrega de documentação, pastas, crachás, apoio nas salas das sessões e apoio a todo o evento.
Inclui a preparação de materiais para entrega aos participantes, no dia anterior ao início do evento.

 

  • Protocolo

Apoio à coordenação da Cerimónia de Abertura; definição da composição da mesa da presidência, e impressão da identificação dos oradores na mesa; organização do protocolo nas mesas do Gala Dinner.

 

  • Serviço de Catering

Contractação e supervisão do serviço de catering para os dias da conferência, incluindo coffee-breaks, almoços, Welcome Reception e Gala Dinner.

 

  • Memória visual

Cobertura fotográfica e em vídeo do evento.

 

  • Coordenação logística durante o evento

Coordenação, supervisão e apoio a todos os serviços que decorrem durante a conferência.


Programa Social

  • Welcome Reception

Organização do evento de recepção e boas vindas aos participantes.

 

  • Gala Dinner

Organização do jantar de gala da conferência, incluindo a procura do espaço e programação de todo o evento, desde o serviço de catering, decoração das mesas, animação do jantar e  recepção dos convidados no local.

 

  • Momentos sociais

Organização de eventos culturais para os participantes e/ou acompanhantes, no âmbito do turismo local.

 

  • Tours para acompanhantes

Organização de tours para ocupação de tempos livres dos acompanhantes. Estes eventos podem ser acompanhados por guias.

 

Após o evento

  • Balanço final de participantes (e.g. estatísticas por país).
  • Devolução dos materiais excedentes para reutilização.
  • Relatório com informação sobre o evento com base na informação estatística dos inquéritos de satisfação.
  • Apoio na elaboração dos relatórios financeiros. 

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